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总觉得工作太繁重?4个原则帮你减压

Oct.

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灼见(微信号:penetratingview)

不要只顾着往前走,偶尔也要停下来,听听内心的声音。

作者 |Lachel

上回讲了一个克服「职业倦怠」的方法,叫做「目标对齐」

这个方法,我自己坚持用了一段时间,最大的感触就是:它迫使我慢下来,在追求高效的同时,去反思和复盘观察。

其实在这套方法中,并不一定要严格地去打分、加权、排序,停下来反思本身,就已经能起到非常好的效果 —— 你可以跳出自己原有的框架,用不同的视角来审视自己。

不过这套方法,多多少少还属于「认知层」的体系,是一种自上而下的梳理。

今天要聊的,是几个具体落地的原则,也是我一直在践行的小技巧。

希望能帮助你,让工作和学习变得更轻松。

在有一回的文章中,我提到了一个点:造成职业倦怠,很大一部分原因在于:我们总是被不期而来的琐事所淹没。

比如:

忙碌埋头于方案时,上级突然分配给你一个小任务,下午就要;

刚做完一张报表,同事那边又来了个事情,非得你去处理不可;

填表格、确认时间、安排日程……很多不重要的事情,拖着拖着不知不觉就过了期限,导致耽误了项目。

辛辛苦苦忙了一天,待办事项里却还剩一堆任务,眼看着里面「过期」的任务堆积得越来越多,完全没有动力再去打开……

我想,这应该是很多人的日常。

正是这些汹涌而来的琐事,不断削弱着我们的自主性,让我们感觉:自己对工作失去了掌控,老是在疲于奔命,老是在「救火」。

一来二去,如何能不产生疲惫感?

大量的认知心理学实验表明:当我们从任务A切换到任务B时,未完成的任务A,会对任务B产生前摄干扰,导致产生不间断的「回想」(ruminations)—— 这会导致你产生「认知过载」(Cognitive load)的感受。

简而言之:这些未完成的任务,并不会随着切换而消失,它们会占据你的隐性认知,从而挤压显性认知资源。

这表现出来是什么现象呢?你会感到脑子里装满了东西,难以喘息,没有多余的空间去思考新的问题,甚至感到思维凝滞、脑子像生锈了一样。

这多半就是因为,你的认知资源已经超负荷了。

人最宝贵的就是注意力。而这些琐事,正是吞噬、蚕食注意力的元凶。

久而久之,可能会有什么后果呢?

你可能会变得浮躁,只想快点把事情赶完,失去深度思考、深入分析的能力。

我自己深有体会。一年多以前,刚辞职出来创业的时候,有一阵子,被各种各样的琐事淹没,待办事项里每天都有20多个条目,一闭上眼睛,各种问题就在脑子里涌上来,自言自语。

那段时间经常失眠,造成的后果,就是第二天头痛,几乎没办法冷静地思考,耽误了更多时间。

那么,有什么办法,可以改善这种状况呢?

我们没办法主宰琐事的来源,没办法完全避开它们,但我们可以通过调整自己的状态,更好地来应对它们。

分享一套我一直在践行的「4D原则」,希望能帮到你。

01

两步思考原则(Double steps)

经常读我文章的朋友,一定知道我对「记笔记」这件事的态度:

光把知识点记下来是没用的,你必须经过「记录 - 思考 - 行动」这一整套流程,才能真正把知识用起来。

这里面,思考和行动,就是对知识的「咀嚼」和「消化」,也是内化知识的方法。

同样,我们一般是怎么管理任务的呢?记下待办事项,然后抽出时间去行动。

你会发现,这里的模式是「记录 - 行动」。和知识管理的模式相比,缺了什么?思考。

不要小看这一步,这其实就是很多人疲于奔命、却始终「做不完事情」的重要原因。

举个例子:前阵子给团队做培训,发现他们特别容易犯一个问题:找不到重点。

就像前阵子,让负责人带着他们讨论协作流程问题,结果,开了一个小时,大家都在各种找困难、倒苦水,没有一个人真正去想「如何解决问题」,直到最后半小时,才急急忙忙收尾。

这样的情况时时发生,有时不得不亲自下场,主导他们的讨论,才能保证提出有效的结果。

同样,有时让团队成员做一个方案,会看到他们把大量精力花在细节上面,提出各种可能性,写得很完善、很丰富,但却偏偏忽略了最关键的问题:为什么要做这个方案?它的目的是什么?它想达到什么样的效果?

我相信,你一定也遇到过这种情境:上司交待了一个任务,抽时间紧赶慢赶赶完,却被上司说「我要的不是这个」。于是,白费了时间不说,还会影响心情和状态。

如何解决这个问题呢?其实很简单:在「记录 - 执行」的过程中,插入一个「思考」的步骤。

这就是两步思考原则:不仅仅要记录待办的任务(第一步),更要让思考去参与(第二步)。把每一个任务都安排妥帖,抓住它的核心和目的,执行时才能到位。

具体怎么做呢?也很简单:在书写待办事项时,多加一栏,用来对任务进行反刍,思考「我为什么要做这件事?」「我想通过它达到什么结果?」再把思考的结果写上去 —— 这就是它的「关键目标」。

那么,当你执行任务时,就能够围绕这个关键目标来行动,不会偏离方向。

如果你像我一样,习惯用 Todo List 工具安排事项,那就更简单:记录下要做的任务之后,每天定期抽出时间,对这些任务进行「预处理」。再把深思熟虑之后的结果,记在任务后面,让自己时刻记住。

比如:

这样一来,在执行的时候,就能够持续确认:我是出于什么目的才去做这件事?我有没有走在正确的方向上?

比如,谈系统采购的时候,一旦把「提升用户体验」牢牢记在心里,就不会被各种五花八门的供应商 —— 低价,灵活,功能强大,可定制……晃晕了眼,我会明确地知道自己需要什么。

甚至,如果实在没有合适的,能不能对现有的系统做一些优化?能不能通过别的方式来提高用户体验?这些都是可行的选择。

你会发现:目标比任务更核心,也更有弹性 —— 达成关键目标,未必一定要借由这个任务,你完全可以采取其他方法,来逼近乃至达成它。

这才是任务管理的核心:我们要完成的,永远不是一个个「任务」,而是这些任务背后,真正存在着的「需求」和「目标」。

不要忙着救火,你应该专注于那些更宏观、更高层次的视点。

02

一次落实原则(Do it at once)

At once 是「立即」,但在这里译为「一次」更有意思,因为:很多琐事之所以对我们造成困扰,恰恰是因为我们没有「一次执行」,而把它进行了分解,让它不断占据着我们的隐性认知。

心理学家 Sophie Leroy 做过一个有意思的研究。他让一群大学生,先做一份试卷A(预计完成时间1-1个半小时),再完成另一份试卷B,考虑以下两种情况:

1)只给1个小时时间完成A,再完成B。

2)给1个半小时时间完成A,再完成B。

好了,猜一下:当这两组参与者开始做试卷B时,哪一组受到试卷A「隐性认知」的干扰更少,更专注?

很多人也许会猜是第二组,但答案是第一组。

时间压力更大的一组,切换到新任务之后,反而更容易专注。

原因很简单:高度的时间压力,会迫使我们减少选择,减少胡思乱想,依靠快速的反应去行动。这种情况下,它占据我们的认知资源会更少,从而,我们所遭受到的干扰也会更少。

(当然,如果时间过短,导致试卷「做不完」,那就是另一回事了)

很多人的症结就在于:在一些不重要的事情上面,过多地纠结,反复思考、拖延,导致占据了大量的认知资源,没办法好好静下心来,思考真正重要的事情。

我自己在工作时,会按照这个原则行动:

首先,把所有突发的任务,按照重要性,分成1、2、3三档。

第一档的任务,属于「不重要」。我会善用「拖」字诀,尽量放着,有空时再去做。比如买某样物品、确认某个东西、更改某个细节……等等。它们不会导致严重的后果。

第三档的任务,属于「重要」。我会记下来,专门进行思考、分析、执行,用大部分的精力去完成。绝大多数日常工作都属于这类。

而第二档的任务,属于「不那么重要」—— 这就是我们的各种日常琐事。比如:给同事回个话,给领导做一个汇报,给客户出一个文档,确定行程酒店机票……

这些事情,你既不能置之不理(会耽误事情),但如果花太多精力在上面,又会非常浪费时间。

我的态度是:每天定期拨出一段时间,专门处理这些琐事,并且采取「一次落实」原则,一次性把它做完,哪怕结果并不完美,也绝不让它再占据我的精力。

比如:要确定出差计划,我就把合伙人和那边的对接人拉一个群,大家报一个有空的时间,凑一起,快速定下日程,然后立刻请助理订车票酒店。订完立刻发群里,大家收藏起来,搞定。

哪怕到时时间有变,再改签就是了。

最烦的是什么呢?信息反复地传递、更改,大家又都有事,拖着拖着就没了下文。一件事情没做完,如鲠在噎,就会一直让你不舒服。

很多时候,我们需要的不是一个最优解,而是一个满意解。甚至,只要一个过得去的结果,就可以有效规避「契可尼效应」。

对于这些「不那么重要」的事情,只要给它一个结果就可以了,不要浪费你宝贵的注意力。

简而言之:能拖的事情就拖着,能敷衍的事情就敷衍,重心要放在最有价值、最重要的任务上。

不要陷入「把每一件事情都做好」的迷思,那样的结果就是所有事情都做不好。

03

简单开始原则(Dirty beginning)

人有一个很奇怪的现象:一件事情,还没做的时候千方百计拖着,不去动;等到动手了,又想一鼓作气把它做完,让他放下都放不了……

用比较学术的话来说,是惯性,不想改变自己的状态;用大白话来说,就是懒。

其实,用好这个特性,也有助于我们攻克拖延症。

你会发现,大多数麻烦都是怎么来的呢?无非一个拖字。很多事情,明明安排妥当了,执行时总会不知不觉地拖延。拖着拖着,就容易撞车,延误,产生一系列的困扰。

这其中,最明显的,就是需要创造性思维的工作。

大多数不动脑子的重复劳动 —— 比如填表格、做文档,很少有人会拖延,因为没有太大的「阻力」。最容易拖延的是什么呢?写文章,做方案,写报告,出创意……诸如此类。

但凡需要动脑子的东西,很容易陷入一个怪圈:老是担心做不好,不完美,于是一直不敢去开始,最后就导致真的做不好……

怎么解决这个问题呢?

比较有效的一个技巧,还是:给它一个「不动脑子」的开始。先不管不顾做上2分钟,你就停不下来了。

最难的,其实就是这个「开始」。只要启动了,我们的大脑就会迫使我们一直开工,让它告一段落。

那么,如何「不动脑子」地开始呢?

针对每种创造性工作,我们可以实现设置一些「程式化」的部分。这样,当我们开始时,先做这些部分 —— 这就相当于一个热身。它能有效地把我们的思维,切换到这项工作上,并且形成惯性。

举个例子:我很多文章的开头,都会用一些场景和困惑引入,这其实就是一个「程式化」。

当我开始写一篇文章时,如何克服「不想写」的惰性?很简单,我先坐下来,想一下大致的选题,再结合自己的经验,写一些大家在工作、生活中常见的问题,以此作为引子。通过这种方式,让自己进入写作的状态,就会非常自然地写下去。

这就是 Dirty beginning 原则:不用管开始,先用最不费力、最不需要动脑的方式,让自己进入状态,强迫自己开始行动。到最后,再把开头给改掉就好了。

同样,做方案时,可以事先设置一个模板或框架。这样,开工时,可以先做「引子」,把一些无关紧要的内容做一做。查些资料,贴些图表,写一些场面话 —— 它们没什么价值,但是可以快速帮助你热身,让你能够坐得住。

这个方法,拯救了我无数次的拖延症,也是我用来对抗「琐事」和「繁忙」的最好办法。

不要想太多,先做就是。无论质量如何,「做」这个动作,以及对结果的预期,都会不断给我们正反馈,减少我们的压力和焦虑感。

04

抽屉时间原则(Drawer hour)

最后,简单提一个十分重要的原则:抽屉时间。

什么意思呢?

在我们的一生中,很多时候是为别人而活。什么时候能专注在自己身上呢?也许,你会有个抽屉,里面摆满了对你来说有意义的东西:日记本,梦想记录本,自己的作品,相册……诸如此类。

抽屉打开的时候,让自己重新成为自己。

这就是「抽屉时间」(Drawer hour)。

不论多忙,每天一定要抽出一段时间,屏蔽一切干扰,隔绝一切杂务,用来专注在那些自己喜欢的,真正重要的事情上。

可以静静读一本书,可以写一段日记,可以回顾自己的目标和规划,可以做工作总结,可以学一样技能……但无论如何,这是专属于你一个人的时间。试着关掉其他声音,拿走手机,把门关好,不要让任何事情来干扰你。

在这段时间里,不妨暂时忘掉你的职业身份、社会身份,聚焦在「我」身上,顺应自己的内心。

甚至,你可以试试冥想。专注在自己的呼吸上,观察脑子中闪过的纷乱的念头,和它们对话,直面,和解,让自己的心静下来。

如果你这一整天忙得无瑕思考,那这就是你好好反思、休憩的时刻。

时间无需很长,半小时到一小时都可以,重点是:让这段不受干扰的时间,成为你一天中最有价值的、真正为自己而活的阶段。

不要只顾着往前走,偶尔也要停下来,听听内心的声音。

—THE END—

☀作者:Lachel,25万关注的高效思维达人,知识管理专家,多家媒体专栏作家,36氪年度优秀作者。公众号:L先生说(lxianshengmiao) 。灼见经授权发布。

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